編寫外貿郵件時應注意的問題
郵件標題
外貿郵件的標題首當其沖，一個好的標題就是成功的一半。外貿郵件標題或者叫主題，是整封郵件的靈魂，一個好的標題會起到事半功倍的效果，特別是未與客戶建立任何業(yè)務往來之前。那么，我們該如何來寫外貿郵件標題呢?
1)標題一定要簡潔鮮明，盡量避免類似于推銷信的主題。比如客戶的詢盤要求我們發(fā)電腦包的價格單，一般人會寫成“Price list of laptop bag”。如果客戶長期采購或者進口，他的郵件地址一定會被很多公司搜索到，每天會收到很多類似郵件。如果我們把標題改成“The/Your required price list of laptop bag”，效果肯定要稍好。
2)標題不要全部用大寫，這樣很容易進入垃圾郵箱。
3)標題盡量不要出現標點符號。
郵件正文。
外貿郵件幾乎體現了我們作為一個業(yè)務員的所有專業(yè)、技術水平，業(yè)務水平。甚至我們自己的性格，修養(yǎng)等等。所以要盡量嚴格要求自己，不斷提升。
1.針對性。請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發(fā)的通函，從而表示對此的重視。如果無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs”or“Dear Sir or Madam”。
2.郵件正文字體大小，顏色要統一。且盡量使用國際上比較通用的字體。想要突出的重點部分可用粗體、斜體、鮮明顏色等標示出來。郵件不要全部用大寫字母。不要為了顯示個性，或者美觀，選一些不常用字體。因為你無法判斷客戶是否也使用相同的操作系統或者軟件，如果客戶電腦無此字體，一般會亂碼。
3.郵件要簡潔樸實，不需要華麗。幾句話點到主題，表達清楚就可以了。能用一句話表達的，千萬別寫兩句，省掉一切能省的廢話(不包括適當禮貌性用語)。郵件中盡量不要出現生僻的單詞。
4.少用第一人稱，少用主動語態(tài)，多用被動語態(tài)，多用虛擬語氣，目的是陳述事件，而不是一看到郵件就我/我們怎么怎么樣。多用短句，少用長句，一句話最好只出現一個從句，盡量不要從句里面含著從句，英語畢竟不是我們的母語，句子太長，讀起來不順口，而且還容易產生歧義。盡量用“WE”，“OUR”而不是“I”, “MY”因為業(yè)務員代表的是公司，而不僅僅是個人。舉個特殊的例子，比如我們要寫“經與老板協商后做的決定”，“As discussed with my boss……”，這樣寫在很多國家都不會有問題，但有些國家理解My boss是頂頭上司的意思，而不一定是老板，客戶會覺得這個決定是不是不靠譜，或者還有回旋余地。如果寫成“As discussed with our boss…..”，就不會有任何問題。
5.語氣不要過于生硬。比如我們經常催客戶付款，“Did you make the payment?”，面對面，或者在電話中我們應該這樣講。但如果在郵件中，如果寫成“When can we expect to get your payment?”這樣不管有沒有付，客戶會比較好回答。
6.用詞。有些詞盡量不要全篇都一樣，比如“如果”，如果全篇都是“If”，影響不大，但讀起來會有些生硬，可以用其它的，如“Whether”“In case”“Provided that”等。但有些詞必須全部統一，比如說電腦內膽包，如果我們開始用了“Laptop sleeve”，在后面就不要再用像“Laptop cover”“Computer sleeve”等之類的。雖然意思一樣，但有可能客戶會覺得我們是不是再說兩種不同的產品。
7.如果客戶的郵件長篇大論，問了很多問題，回復時最好直接在客戶問的每個問題下面直接作答，字體和顏色要區(qū)分出來，因為這樣客戶看起來會非常方便。如果全部寫在郵件上方，可能客戶要一條一條先看下面問題，再看上面答復。
8.精確。當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程。
9.外貿郵件不要寫的過長。人的時間很寶貴，每天要收到數百封郵件，你想想，一個不認識的人發(fā)了一封又長又臭的郵件給你，英語表述又一般，還加了好幾M的附件，你會不會認真去看?而且很多老外的時間觀念很強，每天都有幾塊固定的時間用來處理email，很多長篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)的，一般會被直接刪除，或者是把你的地址設為垃圾郵件。
我們了解到很多西歐客人，他們一般處理每一封郵件的時間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細閱讀并回復，不是太重要的，會在outlook里標注上要處理的具體時間，然后從inbox拉到相應的子目錄里。換句話說，只要客人的郵箱地址是對的，也是你要找的right person，你的開發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒，就是決定命運的時刻了。這種情況下，試問你敢不敢把郵件寫得很長?
10.公司介紹不要太多，最好一筆帶過。客人一般不會有太大興趣去看的。只有等他對你的產品，價格各方面都有興趣，他才會要了解一下我們是什么樣的公司，什么規(guī)模之類的。當然也有客戶先要從公司基本信息了解開始，這樣就越詳細越好了。
11.如果樣板單或訂單經過了很長時間的談判，來往郵件也很多，尤其是前前后后改了很多細節(jié)，最后確認的時候，寫一封總結郵件，詳細列出所有細節(jié)。同樣，與客戶電話溝通或者面對面談的東西先記下來，事后馬上寫一封總結郵件過去。千萬別讓客戶自己寫過來。這樣既可以避免以后不必要的糾紛，也讓客戶覺得我們服務做得好。如一美國客戶確認訂單的時候寫的，
Here I would like to sum up the details of your order as below,
1. Overall size is as per your sample.
2. Color is from #11 in K38.
3. Woven label and washing label are as per your sample.,
4. No HS iron logo.
5. A 2.75”X5” tag is as per your artwork.
6. The strap comes off at 45 degree angel, and the length is 37.5”
7. A poly bag with printing mentioned.
Please correct me if any point wrong or missed.
12.價格問題。客戶一般會一輪一輪砍價，為自己爭取最大利益�！癐t is too expensive”，或者“Your price is too high”很多客戶會這樣寫。回復時不妨這樣寫，“I think that’s a little expensive, but…” 先同意客戶的觀點，表示價格的確有那么一點點貴，但是……。客戶說too，我們說a little，這樣一來，先同意客戶的觀點，氣氛不會那么緊張。也留有談判余地。就算以后再降價，也不至于降太多。然后等轉折以后，再解釋給客戶聽，我們的產品為什么要賣這個價錢，差別在哪里，優(yōu)勢在哪里。如果還嫌貴，可以在改動某些材料、配件等把價格降下來。也可以調整一些細節(jié)，比如延長出貨期，改包裝等等，要給客戶一種現在的價格是作了改動才有的感覺。價格談判的核心就是雙方都能接受。當然這只是一個大概處理辦法，很多情況可能要具體去分析。
13.為了縮短樣板或訂單整個周期，在往來郵件中，主動幫客戶去解決問題。有疑問的，盡量給不同建議讓客戶選擇，而不是簡簡單單再問客戶該如何處理。這樣既可以節(jié)省時間，也讓客戶覺得我們專業(yè)，服務也好。
14.郵件回復一般當天完成。如果當天無法回復，特別是老客戶郵件，最好能給個反饋信息，什么時候能給予答復，比如“We are checking, and will get reply to you by……”。詢盤最好能當天回復，尤其是在工作時間收到的詢盤，如果即該回復，越快越好，客戶一般會反饋。
15.我們可能經常碰到無理的客戶郵件寫得很Aggressive, 回復郵件時，我們最好保持我們的風度，顯示出我們是來自大公司的高素質的銷售人員。不管單成與不成，盡量去營造一個和諧的氣氛。
16.如果某個業(yè)務員與客戶處于比較焦灼狀態(tài)，可以讓其它業(yè)務員，或者經理以上司或者老板名義暫時協調一下，能取得不錯效果。
17.郵件寫完后一定要再花幾分鐘反復檢查，是否有語法錯誤、拼寫錯誤，是否有遺漏內容或者附件，甚至本身的一些人為錯誤，如價格，出貨期等。
18.平時多琢磨客人的郵件，尤其是那些寫得比較好的。有意識去模仿他們的行文方式和遣詞用句。
19.郵件簽名。簽名一般顯示個人與公司的基本信息，包括地址與聯系方式等。還有一些能顯示公司實力的認證等信息。
20.信頭。就如同信紙，很多公司有自己的信紙，有信頭。這個很少有人加，尤其是開發(fā)信，因為大多數人崇尚簡單，開發(fā)信越簡單越好。我不這么認為，當客戶有詢盤進來，你回復的時候，加入信頭，會顯示出你公司比較正規(guī);發(fā)開發(fā)信的時候，加入信頭，會讓你的公司顯得正規(guī)有實力。
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